PEC : PRISE EN CHARGE.
PRE AUTORISATION :3 possibilités d’action dans le délai qui lui est imparti par contrat avec sa banque :
débiter réellement le montant pré-autorisé, annuler la pré-autorisation et donc libérer le montant pré-autorisé, utiliser une partie de la somme et libérer le solde de la somme. VRP : Voyageur, représentant et placierNF : NON FUMEUR
NL : NON FUMEUR VUE LAC
P : PARKING
FL : FUMEUR LAC
TW : TWIN
DB : DOUBLE
S : SUITE
ACOMPTE : L'acompte implique un engagement ferme des deux parties, par conséquent, l'obligation d'acheter pour le consommateur et celle de fournir la marchandise pour le commerçant.
L'acompte est en fait un premier versement à valoir sur un achat. Il n'y a aucune possibilité de dédit et le consommateur peut être condamné à payer des dommages-intérêts s'il se rétracte. Le commerçant lui-même ne peut se raviser, même en remboursant l'acompte au consommateur et pourrait être contraint lui aussi à verser des dommages-intérêts.
ARRHES : Les arrhes sont perdues, sauf dispositions contraires prévues au contrat, si le consommateur annule une commande ou se désiste, mais il ne peut être contraint à l'exécution du contrat. (bien entendu un accord amiable peut intervenir, il faut essayer...).
Si le vendeur ne livre pas ou n'exécute pas la prestation sur laquelle il s'est engagé, il peut être condamné à rembourser au consommateur le double des arrhes versées.
INTRODUCTION
CHECK-IN (Arrivée)
(A) Raccourci depuis le rack, pour accéder à la liste des
fiches-arrivée.
(Inser) Depuis la liste, crée une nouvelle fiche ARRIVÉE.
(Entrée) Depuis la liste "ouvre" la saisie des rubriques
obligatoire.
(F2) Active une liste d'aide à la saisie pour les rubrique
suivant :No CH, Nom, SA1, AP2, Nat, Arrhes, déb,
etc.....
(F4) Active la fenêtre "Tarif" en bas de la fiche.
(F4+F4) Active la fenêtre des instructions de facturation.
(F5) Active une fenêtre de compléments de saisie qui
s'ouvre par dessus la fenêtre des tarifs.
(F5)+(F5) Active une fenêtre concernant les pièces d'identité.
(F10) Valide la fiche d'arrivée depuis n'importe quel
champ.
PROCEDURE:
Activez le menu avec la (Barre d'espace), ouvrez la fenêtre (F)ront & sélectionnez l' option (A)rrivée.
Notez que l'option (A) est pointée, cela signifie qu'on peut obtenir la fonction (A) sans passer par le menu. Les accès
directs optimisent vos déplacements dans le logiciel.
Vous accédez à un mode mixte : Liste des noms à gauche &
fiches d'arrivée a droite.
Actions possible depuis cet écran :
- Création d'une nouvelle fiche.
- Sélection pour modifier ou consulter.
- Suppression d'une fiche existant.
- Annulation de l'attribution du numéro de chambre.
- Accès au menu Arrivée.
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Description de toutes les rubriques de la fiche
d'arrivée
"Présent" - Critère de présence "physique"
(OUI) : Ouverture de la facture avec le tarif
enregistré sur cette fiche. Seule la
suppression de la fiche peut défaire le
critère (O)ui. Une autre solution pour
récupérer le numéro de chambre est de
déloger la chambre vers une chambre fictive.
(NON) : Client prévu en arrivée (équivaut à
une réservation pour le jour même)
"Nom du client - Saisissez le nom du client.
La saisie peut être effectuée à partir du
fichier client en tapant les premières lettres
du nom & (F2). Cette action affiche la fiche
CARDEX sur la partie gauche.
"Cdx" - C'est le mnémonique du client dans la fichier
Cardex client.
"SA1+Lib - Les deux rubriques sont liée & font
référence au fichier "debiteur/ Stat "
disponible dans le menu "Front"
(F2) recherche sur une liste triée par code
SA1=Code de la societé, Agence ou autre
rubrique statistique.
Lib = Nom affecté au code ci- dessus
Quelque soit le client, la rubrique est
obligatoire.
-Pour les clients provenant d'une société,
le code identifie la société en question
("PEUGO 1" Sté Peugeot Angers, par
exemple ).
- Pour les clients individuels, le code sera
toujours le même ("INDIV par exemple).
Il est possible à l'instar de la fiche cardex
de créer une nouvelle fiche "SA1" depuis
la fiche d'arrivée.
"AP2" Second apporteur d'affaires (centrale de
resa par ex.)
(F2) pour activer la liste.
"CA3" Code du canal électronique ;
(F2) pour activer la liste. cette rubrique
doit être paramétrée.
"MK4" Code qui qui distingue les actions
marketing ;
(F2) pour activer la liste. Cette rubrique
doit être paramétrée.
"EV5" Code qui distingue les évènements ;
(F2) pour activer la liste.
Cette rubrique doit être paramétrée.
"A/E" Nombre d'adulte(s) / Nombre d'enfant(s).
"NAT" Code de nationalité, liste des codes par
(F2).
"GRP" Indiquez le mnémonique du nom du
groupe. Ce mnémonique va servir à
identifier tous les membres de'un même
groupe.
"Déb" Code de l’établissement payeur.
(F2) appelle la liste de tous les debiteurs
déjà existants.
l'adresse sera imprimée sur la facture
du client.
Pour créer une nouvelle fiche débiteur
depuis la fiche d'arrivée, procédez
comme pour la création d'une nouvelle
fiche cardex.
"Arrhes" Le montant des arrhes saisie est une
consigne & le transfert aura lieu soit à
l'ouverture de la facture soit le jour du
départ selon le paramétrage initiale.
(F2) accède à la liste des arrhes en
compte.
Après l'ouverture de la facture, toute
modification doit être effectuée sur la
facture.
Pour sélectionner des arrhes sur une
fiche d'arrivée, procédez de la manière
suivant :
Sur la rubrique "arrh", tapez (F2) pour
obtenir la liste rouge.
Positionnez-vous sur la ligne concernée
& validez pour saisir le montant à
transférer ultérieurement sur la
facture, puis validez par (Entrée)
Rq: = Arrhes affectée à la fiche
d'arrivée en cours.
= Arrhes affectée à d'autre
réservations.
Suppression de la consigne d'arrhes,
plusieurs cas se présentent :
(1) La facture n'est pas encore ouverte (Présent = N) :
* Sur la rubrique "arrh", tapez (F2) pour obtenir la liste
rouge.
*Positionnez-vous sur la ligne concernée & validez pour
saisir O ,(oui).
(2) La facture est déjà ouverte (Présent= O)
* Allez directement sur la facture pour supprimer les
arrhes.
* recommencez éventuellement le transfert d'arrhes.
(3) Les arrhes sont affectées à d'autres réservations par erreur :
Retournez sur le compte d'arrhes pour défaire l'affectation
concernée.
"Com1" &
"Com2"
Les commentaires seront affichés sur le
l'écran de facturation & imprimés sur
certain listings d'exploitation.
Ils permettent de passer des consignes
propres au client.
Le "Com1" est également repris au
niveau de "l'extension d'info" sur l'écran
de consultation.
"Com3" &
"Com4" Commentaires spéciaux de réservation.
Ils sont repris ainsi que les "Com1"
"Com2" sur les listings suivants :
les arrivée / les présents /les départs
(en Resa).
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TARIF
*Fenêtre Tarif (Accessible) par ( F4)
"Tarif"-
Code correspondant au nom abrégé du contrat tarifaire.(F2) liste tous les codes "contrat" disponible.
"Folio"-
La rubrique qui suit "Tarif" permet de consigner sur quel folio
on facture les prestation de extra.
"Code"
Code numérique ou alphabétique selon la prestation.
"Qté"
Quantité de la prestation précédente.
"Prix"
Prix unitaire de la prestation.
"CO"
Condition de facturation.(voir condition tarifaire)
"F"
Numéro de destination folio (1 à 6 selon paramétrage).
QUELQUE NOTION SUR LES TARIFAIRES :
Les codes de prestations disponibles sur la fiche d"arrivée proviennent :
*D'une part de la liste des prestations paramétrées en arrivée :
*Option (H)ôtel (P)restations du module de paramétrage.
*D'autre part des prestations négociées sur chaque contrat tarif.
Les prestations utilisées peuvent être de trois natures :
(1) Prix pour une prestation unique
Exemple : Code 112 = Chambre double à 160 EUR.
(2) Prix forfaitaire pour des prestations "Pension" :
La règle fiscale sur 3/4 & 1/4 est applicable.
Exemple : Code 310 = Pension complète à 200 EUR
(3) Prix forfaitaire pour une combinaison de prestations
(hors règle fiscale sur 3/4 & 1/4 ). Ce regroupement
de prestations est désigné par le terme "Arrangement".
Exemple : Code B = Chambres B&B (Bread & Breakfast)
à 170 EUR.
* En résumé :
- Codes numériques pour les prestation simples &
"Pension".
- Codes alphabétiques pour les prestations "Arrangement"
La codification des prestations est déterminée dans le module de paramétrage uniquement lors de l’installation. Pour plus
d'informations veuillez consultez l'aide en ligne de cette fonction.
CONDITIONS TARIFAIRES
Description :
I l s'agit d'enregistrer les conditions tarifaires dès la réservation ou le jour d'arrivée.
ces conditions sont multiple, par conséquent pour un autoriser
un maximum, Top-Hotel s’appuie sur une méthode organisationnelle.
*Utilisation
Sur la zone tarifaire de la fiche-arrivée (F4), une rubrique "Co" (comme condition ) apparaît sur la ligne de prestation récurrentes.
Il suffit d'enregistrer l'un des codes suivants pour conditionner la prestation :
<vide> à facturer tous les jours
LUN à facturer tous les lundi
MAR à facturer tous les mardi
MER à facturer tous les mercredi
JEU à facturer tous les jeudi
VEN à facturer tous les vendredi
SAM à facturer tous les samedi
DIM à facturer tous les dimanche
01->31 à facturer chaque xx du mois
FM à facturer chaque fin du mois
Remarque :
Pour ces 2 dernières formes de conditions, en troisième position, vous pouvez ajouter 1,2,3,4,5,6,7,8,9,A,B,C, ceci correspond respectivement aux mois de janvier, février, ..........
décembre.
Ainsi la condition ne sera pas valable chaque mois mais uniquement le mois demandé.
*Attention pour les numéros entre 1 & 9 bien mettre 0 devant
( 05 & non 5 par exemple ).
Quelque exemples :
02A le 2 octobre
026 le 2 juin
02 chaque 2 du mois
FM chaque fin de mois
FM le dernier jour du mois de février
INSTRUCTIONS TARIFAIRES
*Fenêtre instruction de facturation (Accessible) par (F4)+(F4)
Carte Bancaire :
"Type"
Indiquez le type de carte bancaire utilisée pour confirmer la
réservation.
"Numéro"
Saisie le numéro de la carte de crédit.
"Exp."
Précisez la date d'expiration de la carte de credit.
"Obs 1"
"Obs 2"
"Obs 3"
"Obs 4"
"Obs 5"
Ces 5 observations permettent de consigner des alertes de facturation pour le jour du départ.
En effet celles-ci apparaîtront uniquement à l'ouverture de la facture le jour du départ.
Ces consignes sont visibles également sur la fenêtre "Plus d'infos" sur l’écran de facturation.
"Fgrp"
Méthode de facturation pour un groupe :
(N)on = Toutes les prestations de la zone tarifaire sont enregistrée sur la première facture du groupe attribuée
arbitrairement au chef de groupe.
(O)ui = Toutes les prestations de la zone tarifaire sont enregistrées sur une facture supplémentaire appartenant
aux chambres fictives. Certain hôteliers l'appellent
"The Master Bill".
(D)uplication
Toutes les prestations de la zone tarifaire sont dupliquées sur chaque facture ouverte pour les membres du groupe. Veillez
à renseigner la bonne quantité à dupliquer . En générales la quantité = 1.
(F10)
Valide le tarif à appliquer sur la facture selon votre réponse à la question posée.
COMPLÉMENTS D'INFORMATION
(F5) permet l'accès à une fiche complémentaire comportant les rubriques suivant.
"Nom 2"
"Nom 3"
Saisissez les noms des autres occupants
éventuels.
"Allo"
Affichage du code alloteur (F2) affiche
la liste.
"Enfants"
Répartition du nombre d'enfants par
tranches d'âges.
Les tranches d'âges sont paramétrable.
"Cfm"
Accessible uniquement en Résa.
"Par"
Accessible uniquement en Résa.
"A/R"
Accessible uniquement en Résa.
Accessible uniquement en Résa.
"Vch"
Indiquez le numéro se Voucher ou
bon d’échange émis par l’agence
"Num dossier"
Numéro de dossier généré soit par Top-Hotel soit récupéré depuis le canal électronique.
Création d'une nouvelle fiche-arrivée
Depuis la liste appuyez sur (inser), le curseur se positionne sur le numéro de chambre d'une nouvelle fiche. Saisissez le numéro de chambre ou (F2) pour consulter les chambres disponible.
Complétez la fiche en renseignant le plus précisément possible
toutes les zones "obligatoires"
Chaque rubrique est détaillée plus loin dans ce chapitre.
L'obligation de saisie est paramétrable selon les souhaits de
hôtelier. Il faut faire un compromis entre la simplicité d'emploi & la performance finale de votre outil.
Tapez (F10) pour valider ou (Echap) pour abandonner la saisie
RECHERCHE D'UNE FICHE-ARRIVÉE
Trois modes de recherche sont proposés :
Sur le Numéro de Chambre :
*Tapez directement le Numéro & (Entrée) la fiche est immédiatement affichée.
*Tapez les premières lettres du nom du client, la liste est aussi tôt triée alphabétiquement.
Votre saisie progresse en bas de l'écran; Utilisez la touche
(Retour Arrière) pour rectifier la dernier lettre saisie.
Déplacement avec les flèches sur la liste.
FILTRAGE DES FICHES-ARRIVÉES
Par défaut toutes les fiches d'arrivées sont affichées.
Pour sélectionner ou filtrer une partie seulement, activez le menu depuis la liste avec la (Barre espace) & dans la fenêtre
Sélection faites votre choix :
"Groupe" Tous les membres d'un même groupe.
"Arrivée" Toutes les arrivée du jour.
"Départs" Toutes les départs du lendemain (en verte sur le
rack)
"anticipées" Toutes les arrivée après prochaine clôture
"No-show" Toutes les arrivée prévues non réalisée.
"Tout" Toutes les fiches arrivées des clients.
Dans la fenêtre Iri, les fiches peuvent se classer en fonction du N° de chambre du client ou de son nom, suivant votre choix.
SUPPRESSION D'UNE FICHE-ARRIVÉE OU DE
L'ATTRIBUTION
L’accès à cette commande dépend du niveau de votre mot de pass.
Depuis l'écran d’attente appuyez directement sur Arrivée.
Sur la liste sélectionnez votre client & appuyez sur la touche
( Suppr ) pour lancer la suppression.
1.Suppression de l'attribution
*Cette commande efface la facture en cours, & défait le numéro attribué. La fiche est encore prise en compte dans le calcul des disponibilités de votre planning.
*Cette opération n'est pas autorisée si le client est recouchant ou si un numéro de facture a déjà été généré.
2.Suppression de la fiche d'arrivée
*Cette commande efface définitivement la fiche d'arrivée& la facture en cours. Il faudra auparavant justifier l'annulation en complétant la fiche d'un commentaire & d'un code annulation.
La fiche n'est plus prise en compte dans le calcule des disponibilité du planning.
DUPLICATION D'UNE FICHE ARRIVÉE
Utilisation :
Depuis le rack-hôtel, tapez (A)rrivée :
* Positionner-vous sur la fiche à dupliquer.
*Tapez sur (+) ou (barre d'espace) & "fonction / duplication "
*Renseignez les nombres de chambres.
merci bine c'est possible d'avoir le logiciel ???
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